Résumé
Le congé est le moment où le salarié a le droit ou doit s’absenter et cesser de travailler. En moyenne, un salarié acquiert 2,5 jours de congé par mois, ce qui donne une opportunité aux parties prenantes : salarié, employeur, de revitaliser la productivité. En général, les congés se font sur accord, mais peuvent aussi tomber sur des circonstances pouvant mener à une mésentente. Malgré les conventions effectuées, il existe parfois des exceptions comme le salarié qui a utilisé ses droits en congé durant le mois et qui sollicite un autre jour de congé, ou bien celui de l’employeur qui refuse la demande de congé suite aux besoins de la société.
La gestion des salariés par rapport aux accords issus du contrat de travail reste délicate et cerner la complexité du système de congé payé également. Cette tâche est confiée aux équipes des ressources humaines et se fait manuellement et individuellement. Dans ce sens, il s’agit de trouver un terrain d’entente concernant les conditions de travail pour les employés ainsi que l’atteinte des objectifs pour l’employeur. Pour faciliter ces tâches, des outils adaptés assurent cette gouvernance. La mise en place d’un logiciel de congé payé a ses avantages et ses inconvénients. Toutefois, il facilite le déroulement des congés : de la demande jusqu’à sa réalisation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés payés ?
Un logiciel de gestion de congé payé est un logiciel qui traite les données individuelles des employés concernant leurs absences ou congés. C’est un outil qui facilite les procédures à suivre pour la validation d’une demande de congé. Le service des ressources humaines vit l’évolution numérique. Une banque de donnée contenue par le logiciel automatise les actions de planification de congé ou d’absence. Il assure une autonomie pour son utilisateur, qui à son tour gagnera du temps, en obtenant un résultat en quelques clics.
Le logiciel de gestion des congés payés peut être utilisé par toutes organisations, PME, administrations ou opérateurs. Sous cette optique, l’on distingue ces utilisateurs en interne : les employeurs qui manipulent le logiciel, les employés qui formulent leurs demandes, et les responsables des ressources humaines qui relient l’offre et la demande en fonction de la situation de l’entreprise. Les questions de gestion des congés sont de véritable casse-tête, mais sont indispensables pour le fonctionnement de l’entreprise.
Comment ça fonctionne ?
Le logiciel de gestion des congés payés offre deux interfaces : en premier lieu, il y a l’interface d’utilisateur simple, c’est-à-dire l’interface destinée au salarié qui y formulera sa demande. En second lieu, il y a l’interface de l’administration qui sera gérée par le responsable des ressources humaines en validant ou refusant les demandes. Il est à noter qu’il existe des logiciels gratuits et en ligne.
Le système de congé est défini par le salarié et ses besoins. Il accède au logiciel pour remplir le formulaire de demande de congés et d’absence pour ensuite l’envoyer à son supérieur. Quant à l’employeur, il reçoit les demandes et vérifie les planifications de l’entreprise (dans le logiciel même) et prend une décision en un clic. Les responsables des ressources humaines actualisent ensuite les données sur les demandes afin que les services de comptabilité puissent relever et calculer la totalité des salaires des employés. Une harmonisation est donc créée au sein de la société du fait que les divers services existants soient soudés et que les informations à jour soient mises à plat.
Les autres fonctionnalités d’un logiciel de gestion des congés payés.
Un logiciel de gestion des congés payés n’est pas limité sur la demande ou la validation d’un formulaire de congé. D’autres services y sont installés et ceux dans le but de réduire les contraintes journaliers. Parmi eux, il y a le self service RH dont tous les membres de l’entreprise ont accès par l’intermédiaire du logiciel sur leur PC ou en version mobile. Cet onglet est consultable pour veiller aux soldes de congés en temps réel et donne aussi la possibilité d’utiliser le calendrier interactif ou encore de visualiser les congés demandés par les collègues. Ce système est utile afin de planifier les congés et les absences par rapport aux exigences de l’entreprise.
Le portail RH est l’autre interface du logiciel, mais en mode administrateur. Seuls les responsables des ressources humaines peuvent accéder à cette interface pour gérer les informations autour des congés et absences. Ils disposent d’outils qu’ils peuvent paramétrer eux même suivant les critères avancés par la direction. Ces responsables assurent aussi la manipulation de cette facette d’administrateur en mettant à jour les compteurs de congés individuels et les taux d’absences. Malgré la complexité du système de congé, le logiciel de gestion des congés payés facilite l’organisation d’une entreprise.
Gestion des demandes de congés
La demande de congé varie selon l’entreprise et les accords avec les employés. Pour la plupart, l’employeur fixe les dates de début des congés de ses salariés. D’un autre côté, le salarié peut préalablement avancer une proposition. Le responsable de la société peut accepter ou refuser les demandes tout en respectant les conditions de vie du salarié et de l’avancement de son entreprise. Bien que les congés payés ne concernent pas seulement une personne, l’enjeu prend place sur l’impartialité qui risque de changer ensuite l’image de l’entreprise et de ses responsables. L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés payés apporte son aide au niveau de la formalisation des procédures de demande de congés, et réduit les petites erreurs concernant les données écrites ou verbales.
La gestion des demandes de congés fait appel au planning de présence en temps réel. Pour le cas de l’administrateur de l’application, il est important de visionner le système de congé jusqu’aux détails. Ce qui mène à veiller les temps forts de la productivité de l’entreprise face aux moments marquant de l’année comme la période des vacances ou les fériés. Il doit établir un planning afin d’équilibrer les taux d’absences et de congés avec le bon déroulement des activités au sein de l’entreprise.