Résumé
Les dépenses liées aux voyages d’affaires représentent désormais une partie importante du budget des entreprises. Les employeurs sont donc obligés d’y prêter une attention particulière, car il y va de la pérennité de leur activité.
Les différents postes de dépense en matière de voyage d’affaires
On distingue deux grandes catégories de dépenses en matière de voyage d’affaires : les frais prévus et les frais imprévus. Les premiers regroupent le transport, l’hébergement et la restauration, et les seconds sont liés à la modification du billet d’avion, aux problèmes de déplacement, à la prolongation du séjour et aux accidents éventuels qui peuvent se produire sur place. Il est à noter que les situations varient en fonction du pays de destination.
Les frais de transport et d’hébergement sont relativement faciles à calculer, le mieux étant de faire les réservations le plus tôt possible. Des sites comparatifs sont disponibles sur internet, et l’offre est pléthorique.
Pour les séjours longs, les résidences hôtelières et les appartements en location de courte durée permettent notamment de garder le contrôle du budget. Dans tous les cas, il convient d’établir une check-list prenant en compte le lieu de la mission, la nature et la durée de celle-ci et le nombre de voyageurs. Les frais liés aux repas d’affaires, qui sont proportionnels aux enjeux du voyage, méritent également une attention particulière.
Les experts en matière de déplacements professionnels sont unanimes quant à la nécessité de procéder à une évaluation distinguable des frais imprévus qui donnent naissance à des coûts supplémentaires. La souscription à une assurance prenant en charge les sinistres, incidents, rapatriement, reports ou annulations de vol peut s’avérer utile. Des sites spécialisés proposent des possibilités de changement de date et de remboursement en plus des services logistiques, se renseigner sur le sujet n’est donc pas superflu.
L’importance de la politique de voyage d’affaires pour une entreprise
Une politique de voyage d’affaires adaptée à l’entreprise est garante de la bonne santé financière de celle-ci. Et pour cause, cette politique comprend des prescriptions bien détaillées utiles aux employés et à la direction. L’objectif est non seulement de faire des économies, mais aussi de fluidifier le processus et d’optimiser les dépenses. Une réflexion sur la stratégie de développement de l’entreprise et sur les attentes des collaborateurs est nécessaire pour ce faire.
La politique de voyages d’affaires permet au service chargé des finances et d’achat d’anticiper les sommes à décaisser pour chaque déplacement professionnel. Grâce à elle, la gestion des dépenses ne se fait plus à posteriori mais à priori. Des méthodes automatisées de validation interne et de centralisation des paiements ont fait leurs preuves en la matière. Ces processus peuvent par exemple s’appliquer à la billetterie.